Machiel den Dekker over vierdaagse werkweek AFAS: ‘We vonden het eerst maar een raar idee’

Een werkweek van vier dagen, werkprocessen optimaliseren met AI en meer: Machiel den Dekker, CEO van AFAS België, deelt zijn ervaringen. Want wat vinden medewerkers er nu écht van dat ze een verplicht lang weekend hebben? En hoe kwamen ze tot het besluit voor deze interne herinrichting? “Wanneer je tijd schrapt, móet je wel efficiënter werken.”

Op 1 januari 2025 voerde AFAS in Nederland hun vierdaagse werkweek in – en dat bleef niet onopgemerkt. Kranten schreven erover en op social media was het booming. In België zijn ze er deze maand ook mee gestart, na geleerd te hebben van Nederland. Machiel vertelt: “Tijdens deze nieuwe manier van werken heeft iedereen op vrijdag – in plaats van een reguliere werkdag – een ‘ontwikkeldag’.”

“De meeste medewerkers besteden hun tijd dan aan activiteiten als mantelzorg, vrijwilligerswerk of een opleiding. Sommigen worden zwem-ouder op school. Het draagt enorm bij aan de maatschappelijke betrokkenheid en het welzijn van medewerkers.”

‘Maar een raar idee’

“Zo populair als de nieuwe koers nu is, zo sceptisch was onze groepsdirectie toen onze CEO Bas het idee introduceerde”, zegt Machiel, die zich het moment nog goed kan herinneren. “We waren op een directietrip naar Parijs, toen het idee werd ingebracht. Wij vonden het maar een raar idee en eigenlijk niet passen bij AFAS. We zijn een nuchter familiebedrijf, echte doeners, aanpakkers en moesten er eerst vooral om lachen.”

“Die is gek, vier dagen werken. Nee, aanpakken en doorgaan! We vinden het werk leuk, dus waarom zouden we dat doen? Maar toch bleef het knagen. We bleven erover praten en langzaamaan gingen we van aversie naar affectie, voornamelijk omdat we ons realiseerden dat het invoeren ervan kon leiden tot efficiënter en productiever werken op de dagen dat er wél gewerkt werd. En laat dat nu net zijn waar AFAS voor staat: we inspireren om beter te ondernemen. Ook wel: we maken bedrijven met onze software leuker, beter en efficiënter.”

Kogel door de kerk

Na een korte periode van beraad hakten we de knoop door. 1 januari startte de vierdaagse werkweek in Nederland. Eerst als een soort pilot. Al snel waren medewerkers erg enthousiast, maar Machiel maakt wel een belangrijke kanttekening. “De vierdaagse werkweek is een sluitstuk op een al bestaande cultuur die we hebben binnen AFAS. Een cultuur van vertrouwen, verbetering en optimalisatie. Voor elkaar zorgen. Ontbreekt die cultuur, dan weet ik niet of dit werkt voor jouw organisatie.”

Naast het succes waren er ook zeker een aantal bezwaren. Intern, maar vooral extern zijn mensen kritisch, zegt Machiel. “Ze zeggen dingen als: Je vergroot dan enorm de werkdruk en hebt meer mensen nodig om het werk gedaan te krijgen’. Wij zien dat anders. Heb je minder tijd om te werken, dan moet je juist kijken naar hoe je een proces beter inricht, zodat de algehele werkdruk vermindert.”

“Diezelfde mensen geven aan dat ze eigenlijk wel 15 procent efficiënter zouden kunnen werken. Maar toch doen ze het niet. Dat is interessant, want ik zie het zo: wanneer je tijd schrapt en hetzelfde aantal medewerkers hebt, móet je wel. En dat is ook hoe we intern communiceerden over soortgelijke bezwaren: er is inderdaad een dag minder om te werken, maar we denken dat dit de hele organisatie ten goede komt, dus kijken we met z’n allen hoe we processen beter kunnen engineeren.”

Meer dan waard

“In the end vindt iedereen een extra vrije dag fijn, dus mensen zijn daarom bereid om een steentje extra bij te dragen in het optimalisatieproces”, zegt Machiel. “Natuurlijk heb je nog steeds medewerkers die het een beetje lastig vinden, maar we werken er met elkaar hard aan om alles zo soepel en fijn mogelijk voor iedereen te maken. Sinds de start zijn veel mensen van angstig naar super positief gegaan.”

Uit de enquėte Vier het Leven blijkt bijvoorbeeld dat veel mensen de invoering van de nieuwe werkwijze in het begin spannend vonden, maar inmiddels geeft maar liefst 93% van de medewerkers aan niet meer terug te willen naar hoe het was. “Natuurlijk houd je altijd een paar mensen die het geen vooruitgang vinden. Voorbeelden zijn ouders met jonge kinderen die opnieuw opvang moeten regelen. Daarnaast houd je altijd de workaholics die het gewoon heel lekker vinden om 5 dagen te werken – en dat mag nog steeds, de ontwikkeldag is niet verplicht.”

Automatisering

AFAS komt regelmatig met innovatieve oplossingen om werkprocessen te verbeteren. Hoewel AI daar een grote bijdrage aan levert, wil de organisatie de rol ervan ook niet té groot maken. “We zijn een softwarebedrijf, dus AI zit in ons DNA. Maar in the end gaat efficiëntie vooral om hoe je tijd indeelt. AI kan helpen tijd vrij te spelen, maar als je die vrijgekomen tijd niet nuttig besteed heb je er nog steeds niks aan. Naast AI lessen vinden we daarom dingen als coachingssessies ook heel belangrijk”, zegt Machiel. 

Hoewel niet alle medewerkers meteen de waarde van AI inzagen, lukt het AFAS goed om iedereen te betrekken in de nieuwe processen. “Het is aan managers om het gesprek aan te gaan met collega’s en te kijken hoe onduidelijkheden of vragen kunnen worden opgelost. Zeker met iets als een vierdaagse werkweek, hebben we AI nodig. Dus dat is ook een enorme incentive voor medewerkers om het te willen snappen.”

Altijd complete tickets

Waar AFAS tot nu toe al veel winst behaalde, is het optimaliseren van het supportproces met AI. “Een probleem dat elke grote organisatie wel kent is dat je bij ingediende tickets altijd wel íets van informatie mist. Bijvoorbeeld de aanleiding van het probleem, een exacte foutmelding of foto – als die er is. We zochten hier al een tijdje een oplossing voor, maar met hard programmeren is het lastig te definiëren wanneer een ticket compleet is. Een taalmodel kan dat wél. Die leest en begrijpt de informatie in zo’n ticket.”

“We bouwden een systeem dat – zowel aan de kant van de klant als intern – veel werk bespaart. Dient een klant nu een ticket in, dan wordt alle missende informatie automatisch uitgevraagd, wat zowel voor de klant als voor de medewerkers heel fijn is. Komt een ticket nu binnen bij ons, dan is het verrijkt met alle benodigde informatie en daarnaast geeft het systeem de drie meest relevante oude tickets weer, zodat onze medewerkers het probleem kunnen vergelijken en snel een oplossing kunnen geven. Eerder moesten we dat zelf zoeken en filteren. Nu bespaart dit ons al 25% tijd.”

Telefoonlijn

Ook ontwikkelde de organisatie een AI telefoonlijn, waar consultants of sales mondeling een verslag kunnen inspreken. “Na inspreken wordt de tekst samengevat klaargezet, wat ook veel tijd en werk bespaart. We zitten hierbij nog wel in de test- en probeerfase, maar het wordt steeds concreter en is nu al een enorme toegevoegde waarde.”

Slaap

Bij AFAS is er veel aandacht voor het welzijn van medewerkers, maar slaap is nog geen specifiek thema. Machiel: “Ik weet hoe belangrijk slaap is en ken collega’s die ermee worstelen. Zelf slaap ik goed, maar merk hoe krachtig het is: soms lost een nacht slapen een groot probleem gewoon op. Toch is de vraag: hoever gaat de verantwoordelijkheid van een organisatie hierin? We zijn een nuchter familiebedrijf, zonder officieel vitaliteitsprogramma. Wat we wél doen, is ruimte geven voor oprechte dialogen. Zo gaf ik laatst iemand het boek van Floris over slaap, om er daarna over te spreken met elkaar.”

Vitaliteit krijgt bij AFAS vooral vorm in persoonlijke aandacht en maatwerk. Een groot, centraal programma ontbreekt, maar managers worden wel gestuurd op het bewaken van onze cultuur, ook als het gaat om welzijn. Dingen als de vierdaagse werkweek zou je ook onderdeel kunnen maken van zo’n vitaliteitsprogramma. Ons vitaliteitsbeleid is niet strak omlijnd, maar sluit aan bij onze cultuur als familiebedrijf: echte betrokkenheid en ruimte voor wat iemand nodig heeft.”